Hur går det till nu då – hur vet man vem som vinner upphandlingen?

Jag ska försöka ge en kort något förenklad beskrivning.

När man gör en upphandling så finns det ett par kriterier (tilldelningskriterier) som man tar hänsyn till – här är några exempel:

• Funktion, användbarhet och tillgänglighet – Finesser och funktioner som Tjänsten erbjuder pedagoger och elever. Här kommer referensgruppens bedömningar in.
• Pris – Vad kommer detta att kosta kommunen per elev och underhållningskostnader.
• Teknik –   Hur väl Tjänstens tekniska plattform passar ihop med Växjö kommuns befintliga IT-miljö.
• Införande – På vilket sätt tänker företaget lägga upp planen för ex utbildning och utrullning i verksamheten.
• Förvaltning – Hur kommer företaget att ta hand om sin Tjänst under avtalstiden. Hur ofta uppdaterar man Tjänsten, hur uppdaterar man. Hur sköter man support osv.

När man tagit fram dessa s.k tilldelningskriterier så ger man dem ett viktningsvärde. Det vill säga hur stor vikt ska kommunen lägga vid varje kriterie. Om man anser att priset inte är så viktigt i upphandlingen, så får det ett lågt procenttal – och tycker man att det viktigaste är användarna, tillgänglighet och vad de tycker så får det kriteriet högt procenttal. (Vilket då innebär att användarvänligheten är viktigare än priset)

När procentsatserna är klara tittar man sen på de Tjänsterna som ska bedömas. Tjänsterna bedöms och poängsätts utifrån de krav som kommunen ställt. Alla Skall-krav som satts upp måste leverantören av Tjänsten ha svarat ”Ja” på, men Bör-kraven poängsätts utifrån vilket mervärde som Tjänsten kan ge.

Den sammanlagda poängen räknas om så att maxpoängen blir 100 (Tjänsten kan alltså få X poäng av max 100 för varje kritierie) och sedan viktas enligt de procentsatser som är beslutade.

Då ramlar det ut en siffra som blir den slutgiltiga poängen för Tjänsten. Högst poäng vinner upphandlingen.